Μια ξαφνική αδιαθεσία, ένας Covid, μια οποιαδήποτε μικρή ασθένεια μπορεί να σας κρατήσει μακριά από τη δουλειά και να χρειαστείτε μια άδεια. Πώς ενημερώνετε τον εργοδότη σας ή τον προϊστάμενό σας;

Καλό είναι ό,τι κάνετε σε αυτά τα θέματα και κάθε άλλο διαδικαστικό να γίνεται γραπτώς ώστε να είστε καλυμμένοι. Μπορεί να πάρετε τηλέφωνο για να ενημερώσετε και να δώσετε οδηγίες (εφόσον είστε σε θέση ευθύνης) αλλά τα τμήματα προσωπικού πρέπει να είναι πάντα ενημερωμένα με email για την απουσία σας ώστε να μην βρεθείτε προ εκπλήξεως στον μισθό σας.

Πότε πρέπει να ενημερώσετε ότι ασθενείτε;

Η απάντηση είναι: μόλις καταλάβετε ότι είστε άρρωστη. Αυτό μπορεί να σημαίνει ότι θα το στείλετε μέσα στη νύχτα ή μόλις ξυπνήσετε με πονόλαιμο και πυρετό.

Όσο πιο γρήγορα φτάσει αυτό το email στα εισερχόμενα του προϊσταμένου ή των συναδέλφων σας, τόσο πιο άμεσα θα μπορέσουν να το δουν—και αυτό είναι πολύ σημαντικό αν χρειαστεί να αναβάλουν κάποιες συναντήσεις ή να καλύψουν τη δουλειά σας.

Μην αισθάνεστε ότι πρέπει να δώσετε πλήθος δικαιολογιών ή εξηγήσεων. Απλώς αναφέρετε ότι δεν θα είστε στη δουλειά σήμερα. Κανείς δεν χρειάζεται να ξέρει τη θερμοκρασία του πυρετού σας ή ότι περάσατε όλη τη νύχτα με εμετούς λόγω τροφικής δηλητηρίασης.

Τα 5 βήματα για να γράψετε σωστά το email

1. Ελέγξτε το πρωτόκολλο της εταιρείας σας για Άδεια Ασθενείας και Άδεια Απουσίας

Οι περισσότερες εταιρείες προσφέρουν έναν ορισμένο αριθμό ημερών αμειβόμενης άδειας ασθενείας κάθε χρόνο· ωστόσο, ίσως χρειαστεί πρώτα να τις έχετε συγκεντρώσει για να μπορέσετε να τις χρησιμοποιήσετε. Παράλληλα, ελέγξτε αν υπάρχει συγκεκριμένη πολιτική που πρέπει να ακολουθήσετε σχετικά με την άδεια ασθενείας.

Χρειάζεται απλώς να στείλετε email στον προϊστάμενό σας; Πρέπει να το στείλετε σε συγκεκριμένη διεύθυνση email που ενημερώνει όλη την ομάδα; Απαιτείται ιατρική γνωμάτευση;

Ελέγξτε τον κανονισμό προσωπικού, και αν δεν υπάρχει κάποια "επίσημη" διαδικασία, προχωρήστε στο επόμενο βήμα!

2. Γράψτε ένα σύντομο και ξεκάθαρο email

Σκεφτείτε κάτι απλό όπως «Άδεια Ασθενείας» για μικρότερες εταιρείες ή «[Το Όνομά σας] – Άδεια Ασθενείας» για μεγαλύτερες εταιρείες. Το αν θα είναι στον ενικό ή στον πληθυντικό εξαρτάται από το θάρρος και τη σχέση που έχετε με τον εργοδότη ή τον υπεύθυνο του τμήματος Προσωπικού.

3. Ενημερώστε για το πόσο... διαθέσιμοι θα είστε

Όταν αρρωσταίνετε δεν είστε υποχρεωμένη να δουλεύετε. Αυτό άλλωστε είναι και το νόημα της άδειας ασθενείας. Σε περίπτωση όμως που σκοπεύετει να το κάνετε και να είστε εν μέρει διαθέσιμη, ενημερώστε με το email που θα στείλετε.

Μπορείτε επίσης να τους πείτε ότι θα τους ενημερώσετε αργότερα αν η κατάστασή σας επιδεινωθεί και αποφασίσετε να διακόψετε πλήρως την επικοινωνία.

4. Ενημερώστε αν η απουσία σας θα πρέπει να αφαιρεθεί από τις μέρες αδείας ή όχι

Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό για ωρομίσθιες θέσεις ή για μεγάλες εταιρείες. Ενημερώστε τον προϊστάμενό σας αν η άδεια θα αφαιρεθεί από τις συγκεντρωμένες ημέρες ασθενείας, από τις ημέρες κανονικής άδειας, ή αν πρόκειται για μη αμειβόμενη άδεια.

Αν εργάζεστε σε εταιρεία που διαχωρίζει τις προσωπικές ημέρες, τις διακοπές και την άδεια ασθενείας, διευκρινίστε ποιο από αυτά χρησιμοποιείτε.

Αν εργάζεστε μερική απασχόληση και πρέπει να βρείτε κάποιον να καλύψει τη βάρδιά σας, αναφέρετε ποιος θα το κάνει. Αν είστε πολύ άρρωστοι για να βρείτε αντικατάσταση, φροντίστε να ενημερώσετε τον προϊστάμενό σας το συντομότερο δυνατό ώστε να βρεθεί λύση.

5. Δώστε σαφή επόμενα βήματα για ό,τι έχετε αναλάβει

Αν έχετε προγραμματισμένες συναντήσεις, ενημερώστε τον εργοδότη σας ότι σκοπεύετε να τις αναβάλετε (ή ότι θα αναθέσετε σε κάποιον άλλον να τις αναλάβει).

Έχετε προθεσμίες; Πείτε πού βρίσκονται τα πράγματα. Αν υπάρχει συνάδελφος που μπορεί να αναλάβει πελάτες ή αρμοδιότητες προσωρινά, ενημερώστε τον εργοδότη σας ποιος είναι. Αν χρειάζεστε κάποιον να σας καλύψει, ζητήστε το.

Υποδείγματα email ασθενείας

Θέμα: Απουσία λόγω ασθενείας

Αγαπητέ/Αγαπητή [Όνομα Προϊσταμένου],

Λόγω προσωπικής ασθένειας, δεν θα μπορέσω να εργαστώ αύριο. Θα χρησιμοποιήσω μία από τις ημέρες αμειβόμενης άδειας ασθενείας μου για να ξεκουραστώ και να αναρρώσω. Σκοπεύω να ελέγχω περιοδικά το email μου κατά τη διάρκεια της ημέρας, αλλά θα σας ενημερώσω αν η κατάστασή μου επιδεινωθεί και χρειαστεί να αποσυνδεθώ πλήρως.

Θα στείλω email στην [Όνομα Συναδέλφου] για να της ζητήσω να αναλάβει την πρωινή συνάντηση check-in που είχα προγραμματίσει με την ομάδα [ή ό,τι άλλο χρειάζεται να καλύψει].

Παρακαλώ ενημερώστε με αν έχετε οποιαδήποτε ερώτηση. Ελπίζω να επιστρέψω στο γραφείο την Πέμπτη!

Με εκτίμηση,
[Το Όνομά σας]

Θέμα: Αίτηση Άδειας Ασθενείας

Αγαπητέ/ή κύριε/κυρία [Όνομα Εργοδότη ή Υπεύθυνου HR],

Ελπίζω να είστε καλά. Σας ενημερώνω ότι λόγω προβλήματος υγείας, δεν θα μπορέσω να παρευρεθώ στην εργασία μου από [ημερομηνία έναρξης] έως και [ημερομηνία λήξης], κατόπιν ιατρικής σύστασης.

Εφόσον χρειαστεί, μπορώ να σας αποστείλω το απαραίτητο ιατρικό πιστοποιητικό για την τεκμηρίωση της άδειας. Παραμένω στη διάθεσή σας για οποιαδήποτε διευκρίνιση.

Σας ευχαριστώ εκ των προτέρων για την κατανόηση.

Με εκτίμηση,
[Το Ονοματεπώνυμό σας]
[Η θέση σας]
[Τηλέφωνο επικοινωνίας – προαιρετικά]