Τα τρικ της τέλειας οργάνωσης στη δουλειά | αρμονικη ζωη , ευ ζην , καριέρα | womenonly.gr | Αρμονική Ζωή
14:54
14/6/2011

Τα τρικ της τέλειας οργάνωσης στη δουλειά

mail to Εκτυπώστε το Αρθρο
Μικρά tips θα σε αναδείξουν σε υπάλληλο της χρονιάς!
Μικρά tips θα σε αναδείξουν σε υπάλληλο της χρονιάς!

Στη σημερινή εποχή είναι πολύ σημαντικό να προσαρμόζεσαι και να διεκπεραιώνεις ταυτόχρονα διαφορετικές εργασίες δίχως να πελαγώνεις. Πως θα το πετύχεις; Σου φαίνεται τόσο δύσκολο ενώ κάθε αλλαγή σου φέρνει πονοκέφαλο.

 

Από τη Δήμητρα Γκούντρα

Στη σημερινή εποχή είναι πολύ σημαντικό να προσαρμόζεσαι και να διεκπεραιώνεις ταυτόχρονα διαφορετικές εργασίες δίχως να πελαγώνεις. Θα σε κάνει να διακριθείς και να ξεχωρίσεις από τους υπόλοιπους συναδέλφους σου ενώ παράλληλα θα έχεις πετύχει να διαχειρίζεσαι σωστά το χρόνο σου. Πως θα το πετύχεις; Σου φαίνεται τόσο δύσκολο ενώ κάθε αλλαγή σου φέρνει πονοκέφαλο.

Για να μπορέσεις να ανταποκριθείς πρέπει να οργανώνεις το χρόνο σου σωστά και να προσαρμόζεσαι στα νέα δεδομένα. Οι αλλαγές δεν πρόκειται να σου προκαλέσουν οποιοδήποτε πρόβλημα αν μάθεις να τις διαχειρίζεσαι και το πρώτο βήμα για να το κάνεις είναι να μάθεις να ιεραρχείς, θέτοντας στόχους και κινούμενη βάσει αυτών.

Στην επόμενη σελίδα: Πρακτικές συμβουλές Ιεράρχησης

 

Πρακτικές συμβουλές Ιεράρχησης

Εθεσες στόχους, κατέγραψες σε ένα χαρτί όλες τις εργασίες που πρέπει να ολοκληρώσεις στη διάρκεια ενός μήνα αλλά δεν ξέρεις από ποια να ξεκινήσεις. Είναι τόσες πολλές που μπερδεύεσαι. Ξεκινάς με τη μια, την αφήνεις στη μέση για να ξεκινήσεις μια άλλη με αποτέλεσμα να πελαγώνεις και να μην ξέρεις τι να κάνεις…

Δύο πρακτικές συμβουλές για να ξεκινήσεις είναι οι εξής:

* Προγραμματισμός: Αρχικά φτιάξε ένα διάγραμμα που θα σε βοηθήσει να ξεκαθαρίσεις τι επείγει περισσότερο. Ιεραρχώντας τις εργασίες σου βάσει προτεραιότητας και επείγοντος θα σε βοηθήσει να τις παραδόσεις άρτια και μέσα στην προθεσμία.

* Αναθεώρηση: Κατά δεύτερον μην ξεχνάς να αναθεωρείς ανάλογα με τις νέες ανάγκες και τα δεδομένα που έχουν προκύψει το διάγραμμά σου. Το παραπάνω θα σε βοηθήσει να προσαρμοστείς με μεγαλύτερη ευκολία στις αλλαγές δίχως να αγχωθείς και να φέρεις την καταστροφή.

Πώς να φτιάξεις το διάγραμμα εργασιών

Το διάγραμμα που θα κάνεις πρέπει να περιλαμβάνει όλες τις εργασίες που έχεις αναλάβει να ολοκληρωθούν σε συγκεκριμένο χρονικό διάστημα αλλά και το βαθμό του επείγοντος και της προτεραιότητας που έχουν.

* Κατάγραψε τους εβδομαδιαίους στόχους σου σε πίνακα:  Για αρχή προσπάθησε να καταγράψεις  τους εβδομαδιαίους ή δεκαπενθήμερους στόχους σου σε ένα πίνακα με πέντε στήλες.

* Αξιολόγησέ τους: Στην πρώτη στήλη γράψε με μια λέξη το αντικείμενο της εργασίας ενώ στις τέσσερις επόμενες θα βάλεις την προτεραιότητα, το βαθμό του επείγοντος, τη δυσκολία και τον απαιτούμενο χρόνο για κάθε εργασία. Την τελευταία στήλη άφησε τη κενή για αναθεώρηση - αναδιάταξη.

Παράδειγμα:

Ας υποθέσουμε ότι εργάζεσαι σε μια πολυεθνική. Μέσα σε διάστημα 15 ημερών πρέπει να γράψεις αναφορά για ένα νέο project που αναλάβετε, να κάνεις την παρουσίαση για το λανσάρισμα καινούριου προϊόντος, να καταγράψεις τους προμηθευτές της εταιρίας και τέλος να ετοιμάσεις λεπτομερώς ένα νέο Διαγωνισμό που πρόκειται να τρέξει εντός του επόμενου μήνα. Ακολουθώντας τα βήματα που περιγράψαμε θα δημιουργήσεις έναν πίνακα όπως αυτόν που ακολουθεί:

 

Εργασία

Προτεραιότητα

Βαθμός επείγοντος

Δυσκολία

Απαιτούμενος χρόνος

Αναθεώρηση

Αναφορά για ένα project

Μεσαία

Μεσαίος

Υψηλή

Αρκετός

 

Παρουσίαση

Υψηλή

Επείγον

Μέτρια

Λίγος

 

Κατάλογος προμηθευτών

Χαμηλή

Μεσαίος

Χαμηλή

Πολύ λίγος

 

Λεπτομέρειες Διαγωνισμού

Πολύ υψηλή

Επείγον

Υψηλή

Πολύς

 

 

Αναδιάταξη του διαγράμματος

Αναδιατάσσοντας το γράφημα σου πράγματι θα σε βοηθήσει να επιλέξεις το πιο σημαντικό έργο και να είσαι συνεπής στην καταληκτική ημερομηνία παράδοσης της εργασίας. Το νέο γράφημα θα σε βοηθήσει να επικεντρωθείς στις πιο σημαντικές και επείγουσες εργασίες.

Δες την μορφή του νέου πίνακα και διάβασε πως θα σε καθοδηγήσει να επαναιεραρχήσεις τις εργασίες σου.

 

Εργασία

Προτεραιότητα

Βαθμός επείγοντος

Δυσκολία

Απαιτούμενος χρόνος

Αναθεώρηση

Λεπτομέρειες Διαγωνισμού

Πολύ υψηλή

Υπερεπείγον

Υψηλή

Πολύς

 

Παρουσίαση

Υψηλή

Υπερεπείγον

Μέτρια

Λίγος

 

Αναφορά για Project

Μέτρια

Μέτριος

Υψηλή

Αρκετός

 

Λίστα προμηθευτών

Χαμηλή

Μέτριος

Πολύ μικρή

Ελάχιστος

 

 

* Θέσε νέες προτεραιότητες: Η εργασία «Λεπτομέρειες του Διαγωνισμού» έχει χαρακτηριστεί ως επείγον με υψηλή προτεραιότητα. Αν καθυστερήσεις στο συγκεκριμένο έργο πιθανότατα να μην καταφέρεις να το ολοκληρώσεις έγκαιρα. Συνεπώς πρέπει να το τοποθετήσεις στην κορυφή των προτεραιοτήτων σου.

* Προσαρμόσου στις νέες ανάγκες: Το δεύτερο που πρέπει να προσέξεις είναι ο χρόνος που απαιτείται για την διεκπεραίωση κάθε εργασίας. Αν πρέπει να ολοκληρώσεις μια εργασία σε διάστημα μιας εβδομάδας και ο χρόνος που απαιτείται για να την ολοκληρώσεις είναι μόλις λίγες ώρες τότε μπορείς να την αφήσεις στον πάτο της ιεραρχίας. Αν ωστόσο οι ημέρες περνούν και βλέπεις πως τα χρονικά περιθώρια στενεύουν τότε αυτομάτως παίρνεις την απόφαση να αλλάξεις την κατάσταση του επείγοντος, να αφήσεις μια άλλη εργασία στη μέση και να καταπιαστείς με αυτήν.

* Βρες εναλλακτικές: Επίσης μάθε να διαχειρίζεσαι το χρόνο σου σωστά ώστε να μην περνά ανεκμετάλλευτος. Αν παραδείγματος χάριν είχες μια χρονοβόρα συνάντηση με τους τμηματάρχες σου μέχρι το μεσημέρι που σε έβγαλε εκτός προγράμματος και δεν έχεις τον απαιτούμενο χρόνο αλλά και την διαύγεια για να ολοκληρώσεις μια δύσκολη και απαιτητική εργασία θα μπορούσες να διαλέξεις κάποια ευκολότερη. Σε αυτήν την περίπτωση για παράδειγμα θα μπορούσες να διαλέξεις την εργασία «Κατάλογος προμηθευτών» που απαιτεί το λιγότερο χρόνο και τη μικρότερη δυνατή προσπάθεια.

Προσοχή:

Να θυμάσαι ότι η δημιουργία διαγράμματος δε σε γλιτώνει από αναπάντεχες συναντήσεις, έκτακτες εργασίες και σπατάλη χρόνου που μπορούν να καταστρέψουν τον προγραμματισμό σου. Εναπόκειται στην δικιά σου κριτική ικανότητα το να οργανώσεις έτσι το χρόνο σου έχοντας λάβει υπ’ όψιν εξωτερικούς και αστάθμητους παράγοντες ώστε να ολοκληρώσεις και να παραδόσεις την εργασία σου μέσα στα χρονικά πλαίσια.

Σωστή Team-Leader ή Υπάλληλος της Χρονιάς

Κι αν δεν δουλεύεις μόνη σου αλλά αποτελείς μέλος μια ευρύτερης ομάδας; Τι κάνεις;

  • Αν είσαι αυτή που αναθέτει τα καθήκοντα στην ομάδα, το πλάνο θα σε βοηθήσει να κάνεις σωστό επιμερισμό εργασίας. Αν για παράδειγμα αναθέσεις μια δύσκολη και χρονοβόρα εργασία σε ένα άτομο μην του επιμερίσεις επιπλέον βάρος και ανέθεσε το σε κάποιον άλλο.
  • Αν δεν ηγείσαι της ομάδας και είσαι μονάχα «εκτελεστικό όργανο» αυτή η μέθοδος προτεραιοτήτων θα σε βοηθήσει να εργαστείς με τον πιο αποτελεσματικό τρόπο και που ξέρεις ίσως αναδειχθείς η υπάλληλος της χρονιάς! 

 

ΧΡΟΝΟΜΗΧΑΝΗ